Когда организация или предприятие работает с большим количеством документов, очень важно быть уверенным, что изменения в этих документах определены и занесены в учёт. Когда в рабочем экземпляре в течение дня происходит множество изменений во время переговоров или других мероприятий, очень важно чтобы все изменения были записаны, и что тот экземпляр, который используется – последняя изменённая форма документа, которая содержит условия соглашения и другие данные. Изменения могут быть внесены в режиме реального времени владельцем документа, наблюдателем или другим лицом, имеющим отношение к данному проекту.

Сравнивание документов вручную может занять много времени и сил. Для этого может потребоваться огромный запас времени и энергии. Сначала изменения должны быть определены при просмотре печатной версии документа. Потом нужно вырезать часть изменённого документа и приклеить её на лист оригинала. Иногда получается процесс сборки документа из двух существующих для последующего редактирования.

Сравнивание документов – необходимый процесс, но сравнивание вручную – не самый эффективный способ использования рабочего времени. Упущенная ошибка в последствии может дорого обойтись.

Для подобного рода работы было создано несколько программ, работающих с разными типами документов и на разных платформах. Простейшее ПО (программное обеспечение) в данной области производит построчную проверку документа, после чего требуется проверка со стороны человека, который определит, действительно ли были произведены изменения, или в документе просто произошёл сдвиг. Более продвинутое ПО может избежать данной ошибки. Такие программы могут определить изменения на уровне слов и символов. Они также могут обнаружить изменения на протяжении многих строк и даже абзацев текста. Данное ПО работает независимо от размера документа или сложности работы.